Palabras clave de la hoja de vida: cómo sacarlas de una oferta

Qué es una palabra clave y qué no lo es

Para quien filtra postulaciones, una palabra clave es lo que escribiría en el buscador del sistema de seguimiento de candidatos (ATS) o del portal, sea elempleo, Computrabajo, Magneto o LinkedIn, o lo que busca con la vista cuando abre tu hoja de vida: el cargo, una herramienta, una tarea concreta, un idioma con su nivel. Es un término comprobable. Nadie busca «apasionado».

El error más común es tratar todas las palabras de la oferta igual. Una oferta tiene seis tipos de palabras distintos y sólo algunos van a la hoja de vida como tales. Esta es la tabla con la que trabajamos en Cernoria.

Indispensable, deseable o relleno: cómo medir cada término

Una oferta no trae los pesos marcados, pero deja pistas. El título del cargo pesa más que todo lo demás junto, porque es lo primero que se busca y lo primero que se lee. Después pesa lo que se repite: si «conciliaciones» aparece en funciones y otra vez en requisitos, es central aunque no diga «indispensable». Lo que va con «indispensable», «requisito» o «excluyente» es requisito. Lo que va con «deseable», «es un plus» o «valorable» es un extra que ordena, no que descarta.

En Colombia la formación se pide por nivel, y el nivel es parte de la palabra clave: no es lo mismo «técnico», «tecnólogo», «profesional» o «especialista». Si la oferta pide «tecnólogo en gestión logística», escribe tu título con ese mismo nombre y nivel. Y si el cargo es de una profesión que exige tarjeta profesional, como la contaduría pública o la ingeniería, la oferta suele pedirla vigente: si la tienes, ponla con su número de registro donde se vea.

Que una oferta diga algo no siempre significa que se filtre por eso, y al revés. Un estudio del Burning Glass Institute y la Harvard Business School sobre empresas de Estados Unidos que quitaron el requisito de título universitario encontró que muchas cambiaron el texto de la oferta, pero no a quién contrataban. Lee la oferta como una pista, no como un contrato.

El método: de la oferta a una lista de 8 a 12 términos

A mano lleva unos quince minutos por oferta. Con práctica baja a cinco, porque las ofertas del mismo cargo se parecen mucho entre sí. Necesitas la oferta copiada en un documento y tres colores para marcar.

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   Quita lo que no es el cargo

   Borra la presentación de la empresa, los beneficios, el salario y el tipo de contrato, las frases legales y el «postúlate aquí». Quedan el título, las funciones y los requisitos. Suele ser menos de la mitad del texto.

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   Marca con tres colores

   Un color para el cargo, las herramientas y las certificaciones. Otro para las funciones («elaborar el pronóstico de ventas», «negociar con proveedores»). El tercero para el contexto: años, nivel de formación, idioma, sector, disponibilidad. Los rasgos («proactivo») no se marcan.

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   Pon peso a cada término

   Con la tabla de arriba, escribe al lado de cada término si decide, si es indispensable, si es deseable o si es relleno. Lo que dudes, déjalo como extra.

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   Normaliza cada término

   Una sola forma por cosa. Separa lo que viene junto («Excel y Power BI» son dos términos). Completa las palabras genéricas: «gestión» sola no dice nada, «gestión de inventarios» sí. Si la oferta usa una sigla, anota la sigla y el nombre completo.

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   Crúzalo con tu experiencia

   Cada término tiene tres respuestas: ya está en tu hoja de vida con esas palabras; lo hiciste pero lo contaste distinto; no lo hiciste. El segundo grupo es donde está casi todo el trabajo. El tercero no entra.

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   Quédate con 8 a 12 y decide dónde va cada uno

   Primero lo que decide y lo indispensable que cumples. Después lo deseable que tienes. Con eso armas el titular, la primera frase del perfil, el orden de los logros y la lista de conocimientos.

Un ejemplo de principio a fin

Una oferta y una persona inventadas para ver el método aplicado. Luis Ejemplo es analista en una empresa de consumo masivo y se postula a un cargo de análisis comercial en Distribuidora del Norte, una empresa ficticia.

Dónde poner cada palabra en la hoja de vida

Una palabra clave en el lugar equivocado vale menos. La lista de conocimientos al final es lo último que se lee, y una herramienta que sólo aparece ahí no dice cuánto la usaste. La regla es poner cada término donde se puede comprobar.

• Titular: el nombre del cargo, si es tu trabajo, más dos o tres términos que deciden. Es lo primero que se lee y lo que más se busca.
• Perfil: la primera frase responde al requisito más fuerte de la oferta, con un dato tuyo (años, tamaño del equipo, sector).
• Logros de cada cargo: las funciones y las herramientas, dentro de la frase que cuenta qué hiciste con ellas. Ahí la palabra clave tiene prueba.
• Conocimientos: herramientas y certificaciones con su nombre propio, primero las que pide la oferta. De cinco a diez, no cuarenta.
• Formación e idiomas: el título con su nivel exacto (técnico, tecnólogo, profesional, especialización), la tarjeta profesional si tu oficio la exige y el nivel de idioma que tienes.

Sinónimos, siglas y el nombre oficial de tu oficio

Cuando tu experiencia y la oferta nombran lo mismo con palabras distintas, gana la palabra de la oferta, siempre que sea la misma cosa. En Colombia conviven «pronóstico» y «forecast», «tableros» y «dashboards»: si dudas cuál usará quien busca, pon el de la oferta y, la primera vez, el otro entre paréntesis.

Las siglas van dos veces la primera vez: «SEO (posicionamiento en buscadores)», «ERP (SAP)». Así te encuentra quien busca por la sigla y quien busca por el nombre.

Si la oferta está en inglés, cosa frecuente en centros de servicios y empresas de tecnología en Bogotá y Medellín, las palabras clave van en inglés aunque el cargo sea en Colombia.

Para saber cómo se llama tu trabajo fuera de tu empresa tienes una referencia oficial: la Clasificación Única de Ocupaciones para Colombia (CUOC) del DANE, con un sistema de consulta en línea. También sirve ESCO, la clasificación europea, que separa para cada ocupación las competencias esenciales de las opcionales: la misma distinción entre indispensable y deseable.

Lo que no es una palabra clave, aunque lo marque una herramienta

Muchas herramientas que comparan tu hoja de vida con una oferta cuentan palabras sin entenderlas, y te piden agregar cosas que no suman. Este es el criterio con que Cernoria decide qué no cuenta como palabra clave, y sirve igual si lo haces a mano.

• Una palabra genérica suelta: «gestión», «estrategia», «datos», «equipo», «resultados», «experiencia». Sólo cuenta con su complemento.
• Un país, un departamento o una ciudad: es un dato de la oferta, no una habilidad. Tu ciudad va en tus datos de contacto.
• La modalidad y el contrato: «remoto», «híbrido», «término indefinido», «prestación de servicios». Se responden en el formulario, no en la hoja de vida.
• Una frase entera de la oferta: «capacidad para trabajar bajo presión en entornos cambiantes» no se busca. Se demuestra con un logro.
• Algo que viene unido a otra cosa: «Excel y Power BI» son dos términos, y puedes tener uno solo.

Errores que te sacan del proceso

• Pegar una lista de cuarenta palabras al final de la hoja de vida. El ATS las encuentra, pero la persona que la abre ve una lista sin pruebas y deja de confiar en el resto.
• Repetir la misma palabra muchas veces. Los buscadores miran si el término está, no cuántas veces. Lo que consigues es un documento que se lee peor.
• Esconder palabras en blanco sobre blanco. Aparecen en cuanto el sistema extrae el texto, a la vista de quien abre tu postulación.
• Subir tu nivel de formación para encajar. Si eres tecnólogo y escribes «profesional», la verificación de estudios lo deja claro.
• Poner una herramienta que viste una vez en un curso. Si la oferta la pide como indispensable, en la entrevista te van a preguntar por ella.

Cuánto tienes que cumplir para postularte

No hay un porcentaje mágico, y ninguna cifra que circula sobre eso tiene un estudio detrás. Lo que sí se sabe es que mucha gente deja de postularse por leer los requisitos al pie de la letra. En la encuesta de Tara Mohr para Harvard Business Review, la razón más citada para no postularse fue creer que sin todos los requisitos no te iban a contratar.

Nuestro criterio: si cumples lo que decide y lo indispensable, postúlate aunque te falte lo deseable. Si te falta un indispensable, dilo en el mensaje o en el perfil con lo que tienes en su lugar. Si te falta lo que decide (el cargo es otro, el nivel de formación exigido por ley es otro o el idioma es otro), probablemente la oferta no es para ti, y el tiempo rinde más en otra.