O que um ATS faz de verdade, e como passar o filtro sem truques

O que é um ATS

Um ATS (Applicant Tracking System, ou sistema de gestão de candidaturas) é o programa onde a empresa recebe, guarda e organiza as candidaturas. Workday, SuccessFactors, Greenhouse, Teamtailor e muitos outros. Quando te candidatas pela página de carreiras de uma grande empresa, ou por um portal que reencaminha a tua candidatura, quase sempre acaba num deles. As empresas pequenas às vezes não usam nenhum e recebem os CV por email, mas assim que o volume cresce aparece um sistema destes.

Não é um robô que avalia pessoas: é uma base de dados com um motor de pesquisa por cima. Isso muda a pergunta. A questão não é como agradar ao algoritmo, é saber se, quando alguém do recrutamento pesquisar nessa base, vais aparecer, e se o que aparecer de ti vai ser compreensível.

O que faz

• Extrai o texto do teu ficheiro e distribui-o por campos: nome, contactos, experiência, formação, competências. Se a extração falhar, o campo fica vazio ou cheio de texto que não lhe pertence.
• Permite pesquisar por palavras. Alguém escreve «SQL» ou «gestão de equipas» e vê a lista de quem as tem.
• Filtra e ordena por critérios simples: localidade, anos de experiência, data da candidatura, respostas às perguntas do formulário.
• Exclui por respostas eliminatórias quando a empresa as configura: autorização de trabalho, aviso prévio, uma língua obrigatória, carta de condução de categoria B. É o mais parecido com o «filtro automático» de que todos falam, e depende do que respondes, não do design do teu CV.

O que não faz

Não existe uma nota secreta de 0 a 100 que decida por ti. Alguns sistemas oferecem uma pontuação de correspondência entre o CV e o anúncio, mas no inquérito da Enhancv a 25 recrutadores dos Estados Unidos, 44% disseram ter essa função e só 8% a usam para decidir. Os restantes tratam-na como orientação, ignoram-na ou não a têm.

Não olha para a tua fotografia nem avalia o teu design. É-lhe totalmente indiferente se o CV é bonito. A apresentação conta depois, quando uma pessoa o abre, e aí pesa.

Não premeia repetir uma palavra vinte vezes. Os motores de pesquisa destes sistemas verificam se o termo está lá, não quantas vezes aparece. A repetição só torna o CV mais cansativo de ler quando chega a alguém.

Os mitos mais repetidos, um a um

Muitos conselhos sobre ATS nascem em vídeos curtos e em sites que vendem modelos «compatíveis com ATS». Alguns têm um fundo de verdade e outros são simplesmente falsos. Esta é a tabela com que trabalhamos na Cernoria: o mito, o que acontece de verdade e o que fazer.

Onde um CV se parte de verdade

O erro caro não é de vocabulário, é de estrutura. Se o sistema não conseguir extrair o texto pela ordem certa, metade da tua experiência entra no campo errado ou não entra, e quem abre a tua ficha vê datas soltas e frases cortadas.

• Tabelas. Um CV paginado com uma tabela invisível é extraído coluna a coluna e a cronologia fica baralhada.
• Caixas de texto e colunas flutuantes. A ordem de leitura do ficheiro não é a ordem visual: a barra lateral com as tuas competências pode ir parar ao meio de uma experiência.
• Dados dentro de uma imagem. O número de telemóvel dentro de um ícone, ou um CV exportado como imagem, não existe para o sistema.
• Cabeçalho e rodapé. Vários extratores ignoram-nos, e é precisamente aí que muita gente põe o email e o telemóvel.
• Ícones usados como texto e tipos de letra com símbolos estranhos. Saem caracteres sem sentido a meio de uma palavra, ou um «★★★★☆» que ninguém consegue pesquisar.

O que fazer, por ordem de rendimento

Nem todas as mudanças valem o mesmo. Esta é a ordem em que compensa fazê-las: as primeiras resolvem a maior parte dos problemas com pouco esforço, as últimas afinam.

1. 1
   Estrutura simples e PDF a partir de texto

   Títulos de secção normais (Experiência, Formação, Competências), texto corrido e o PDF exportado do processador de texto. Uma coluna é o mais seguro; se usares duas, confirma com o teste do copiar e colar que cada bloco sai inteiro. Só isto resolve a maioria dos problemas de extração.

2. 2
   Contactos no corpo do CV

   Nome, email, telemóvel e cidade nas primeiras linhas do documento, não no cabeçalho nem dentro de ícones.

3. 3
   A função escrita como no anúncio

   Se o anúncio diz «Gestor de Marketing Digital» e o teu CV diz «Marketing Lead», uma pesquisa pelo termo do anúncio não te encontra. Usa o nome deles quando for o mesmo trabalho, nunca uma função de nível acima da que tiveste.

4. 4
   As ferramentas com o nome próprio

   «Google Ads», não «campanhas pagas em motores de pesquisa». «PHC», «Primavera», «SAP», «Excel avançado». Primeiro as que o anúncio refere e que usas de facto.

5. 5
   Os termos do anúncio que te correspondem

   Quase sempre já fizeste o que o anúncio pede e contaste-o com outras palavras. Troca-as pelas dele no perfil e nas conquistas. O que não fizeste não entra.

O que a pessoa que lê a seguir procura

Passar o ATS não é o objetivo, é a porta. Do outro lado está alguém que abre o teu CV entre dezenas ou centenas e decide depressa se continua a ler. Quando a Enhancv perguntou a 25 recrutadores o que valorizam num CV, a resposta mais repetida não foi nenhuma palavra-chave, foi que se leia com facilidade.

Repara que quase tudo na lista coincide com o que o ATS precisa: estrutura clara, formatação simples, palavras naturais. Não tens de escolher entre escrever para a máquina ou para a pessoa. Um CV que se lê bem serve para as duas.

A linha que não compensa atravessar

Meter uma palavra-chave que não corresponde a algo que fizeste não aumenta as tuas hipóteses: diminui-as. Passas o primeiro filtro e cais na primeira entrevista, com a empresa queimada e tempo perdido dos dois lados.

O truque do texto branco sobre fundo branco, que ainda circula, aparece assim que o sistema extrai o texto. Não é uma questão moral: simplesmente não funciona, e em muitas empresas deixa-te de fora desse processo e dos seguintes.

A forma honesta de cobrir mais termos rende mais. Trocar «tratava da relação com os fornecedores» por «gestão de fornecedores» não é mentir, é usar o vocabulário do setor. O mesmo vale para os níveis: se o teu inglês é intermédio, continua a ser intermédio mesmo que o anúncio peça fluente.

Quanto disto muda o resultado

Menos do que promete quem vende cursos, e mais do que parece. Um CV bem estruturado não consegue uma entrevista sozinho; um CV mal estruturado nem chega a ser lido. E como muitos anúncios recebem centenas de candidaturas, quem lê tende a olhar primeiro para as que encaixam à primeira vista.

O que faz mesmo a diferença é candidatares-te a menos ofertas, mais bem escolhidas, com o CV ajustado a cada uma. Trinta candidaturas iguais costumam render menos do que oito adaptadas, e levam mais tempo. O ATS é a parte do processo que mais consegues controlar a partir de casa: resolvê-lo uma vez serve para todas as candidaturas que vierem depois.