Cosa fa davvero un ATS, e come superare il filtro senza trucchi

Cos'è un ATS

Un ATS (Applicant Tracking System, cioè sistema di gestione delle candidature) è il programma in cui l'azienda riceve, archivia e ordina le candidature. Workday, SuccessFactors, Greenhouse, Teamtailor, inRecruiting e molti altri. Quando ti candidi dalla sezione «Lavora con noi» di una grande azienda, o da un portale che inoltra la tua candidatura, quasi sempre finisci in uno di questi. Le piccole imprese a volte non ne usano nessuno e ricevono i CV per email, ma appena il volume cresce compare un sistema del genere.

Non è un robot che dà un punteggio alle persone: è un database con un motore di ricerca sopra. Questo cambia la domanda. Non si tratta di piacere all'algoritmo, ma di capire se, quando qualcuno della selezione cerca in quel database, comparirai, e se quello che compare di te sarà comprensibile.

Cosa fa

• Estrae il testo dal tuo file e lo distribuisce in campi: nome, contatti, esperienze, formazione, competenze. Se l'estrazione non riesce, il campo resta vuoto o si riempie di testo che non c'entra.
• Permette di cercare per parole. Qualcuno scrive «SQL» o «gestione del team» e vede l'elenco di chi le ha.
• Filtra e ordina con criteri semplici: località, anni di esperienza, data della candidatura, risposte alle domande del modulo.
• Scarta in base a risposte eliminatorie quando l'azienda le imposta: autorizzazione al lavoro, preavviso, una lingua obbligatoria, la patente B. È la cosa più vicina al «filtro automatico» di cui tutti parlano, e dipende da cosa rispondi, non dalla grafica del tuo CV.

Cosa non fa

Non esiste un voto segreto su 100 che decide per te. Alcuni sistemi offrono un punteggio di corrispondenza tra CV e annuncio, ma nel sondaggio di Enhancv su 25 selezionatori statunitensi il 44% ha detto di avere questa funzione e solo l'8% la usa per decidere. Gli altri la prendono come indicazione, la ignorano o non ce l'hanno.

Non guarda la tua foto e non giudica l'impaginazione. Che il CV sia bello gli è del tutto indifferente. La presentazione conta dopo, quando lo apre una persona, e lì pesa davvero.

Non premia una parola ripetuta venti volte. I motori di ricerca di questi sistemi controllano se il termine c'è, non quante volte compare. La ripetizione rende solo il CV più faticoso da leggere quando arriva a qualcuno.

I miti più diffusi, uno per uno

Molti consigli sugli ATS nascono da video brevi e da siti che vendono modelli «compatibili ATS». Alcuni hanno un fondo di verità, altri sono semplicemente falsi. Questa è la tabella con cui lavoriamo in Cernoria: il mito, cosa succede davvero e cosa fare.

Dove si rompe davvero un CV

L'errore costoso non è di vocabolario, è di struttura. Se il sistema non riesce a estrarre il testo nell'ordine giusto, metà della tua esperienza finisce nel campo sbagliato o non entra, e chi apre la tua scheda vede date sparse e frasi spezzate.

• Tabelle. Un CV impaginato con una tabella invisibile viene estratto colonna per colonna e la cronologia si mescola. Succede con molti modelli scaricati in Word, compresi alcuni vecchi modelli Europass.
• Caselle di testo e colonne fluttuanti. L'ordine di lettura del file non è quello visivo: la barra laterale con le tue competenze può finire in mezzo a un'esperienza.
• Dati dentro un'immagine. Il numero di telefono dentro un'icona, o un CV esportato come immagine, per il sistema non esiste.
• Intestazione e piè di pagina. Diversi estrattori li ignorano, ed è proprio lì che molti mettono email e telefono.
• Icone usate come testo e caratteri con simboli strani. Escono caratteri senza senso in mezzo a una parola, o un «★★★★☆» che nessuno può cercare.

Cosa fare, in ordine di resa

Non tutte le modifiche valgono lo stesso. Questo è l'ordine in cui conviene farle: le prime risolvono gran parte dei problemi con poco sforzo, le ultime rifiniscono.

1. 1
   Struttura semplice e PDF da testo

   Titoli di sezione normali (Esperienze, Formazione, Competenze), testo continuo e il PDF esportato dal programma di scrittura. Una colonna è la scelta più sicura; se ne usi due, verifica con la prova del copia e incolla che ogni blocco esca intero. Basta questo per risolvere la maggior parte dei problemi di estrazione.

2. 2
   Contatti nel corpo del CV

   Nome, email, telefono e città nelle prime righe del documento, non nell'intestazione né dentro le icone.

3. 3
   Il ruolo scritto come nell'annuncio

   Se l'annuncio dice «Digital Marketing Specialist» e il tuo CV dice «Addetta marketing online», una ricerca con il termine dell'annuncio non ti trova. Usa il loro nome quando è lo stesso lavoro, mai un ruolo di livello più alto di quello che hai avuto.

4. 4
   Gli strumenti con il loro nome

   «Google Ads», non «campagne a pagamento sui motori di ricerca». «SAP», «Salesforce», «Excel avanzato». Prima quelli che l'annuncio cita e che usi davvero.

5. 5
   I termini dell'annuncio che ti corrispondono

   Quasi sempre hai già fatto quello che l'annuncio chiede e l'hai raccontato con altre parole. Sostituiscile con le sue nel profilo e nei risultati. Quello che non hai fatto non si scrive.

Cosa guarda la persona che legge dopo

Superare l'ATS non è l'obiettivo, è la porta. Dietro c'è qualcuno che apre il tuo CV tra decine o centinaia e decide in poco tempo se continuare a leggere. Quando Enhancv ha chiesto a 25 selezionatori cosa apprezzano in un CV, la risposta più frequente non è stata una parola chiave, ma che si legga facilmente.

Nota che quasi tutto nell'elenco coincide con ciò che serve all'ATS: struttura chiara, formattazione semplice, parole naturali. Non devi scegliere tra scrivere per la macchina o per la persona. Un CV che si legge bene funziona per entrambe.

Il limite da non superare

Inserire una parola chiave che non corrisponde a qualcosa che hai fatto non aumenta le tue possibilità: le riduce. Passi il primo filtro e cadi al primo colloquio, con l'azienda bruciata e tempo perso da entrambe le parti.

Il trucco del testo bianco su fondo bianco, che circola ancora, compare non appena il sistema estrae il testo. Non è una questione morale: non funziona, e in molte aziende ti esclude da quella selezione e dalle successive.

Il modo onesto di coprire più termini rende di più. Trasformare «seguivo i rapporti con i fornitori» in «gestione fornitori» non è mentire, è usare il vocabolario del settore. Lo stesso vale per i livelli: se il tuo inglese è B1, resta B1 anche se l'annuncio chiede un inglese fluente.

Quanto cambia davvero il risultato

Meno di quanto promette chi vende corsi, e più di quanto si pensi. Un CV ben strutturato non ottiene un colloquio da solo; un CV strutturato male non viene nemmeno letto. E siccome molti annunci ricevono centinaia di candidature, chi legge tende a guardare prima quelle che corrispondono a colpo d'occhio.

Quello che fa davvero la differenza è candidarsi a meno offerte, scelte meglio, con il CV adattato a ciascuna. Trenta candidature identiche di solito rendono meno di otto adattate, e richiedono più tempo. L'ATS è la parte del processo che puoi controllare meglio da casa: sistemarlo una volta ti serve per tutte le candidature successive.