Email di follow up dopo il colloquio: quando scrivere e cosa dire

A cosa serve un'email di follow up dopo il colloquio

L'email di follow up è il messaggio che mandi all'azienda dopo il colloquio per ringraziare, confermare che sei ancora interessato o chiudere la selezione lasciando un buon ricordo. Non trasforma un colloquio andato male in uno riuscito, ma può fare la differenza tra due finalisti simili e tenere il tuo nome presente quando si decide.

Sono pochissimi a mandarla. In un sondaggio di Accountemps, la società di selezione di Robert Half, su oltre 300 responsabili HR di aziende statunitensi, l'80 % ha detto di tenere conto dei messaggi di ringraziamento nella scelta di chi assumere, ma secondo loro solo un candidato su quattro ne invia uno. È uno dei gesti meno costosi e meno usati di tutta la ricerca di lavoro.

L'altra faccia del problema è il silenzio. Nel sondaggio Greenhouse del 2024 negli Stati Uniti, nel Regno Unito e in Germania, la maggioranza ha detto di essere rimasta almeno una volta senza notizie dopo un colloquio. Sapere quando e come chiedere ti evita settimane di attesa per una selezione già chiusa.

Quando mandare ogni email: il calendario

L'errore più comune non riguarda cosa si scrive, ma quando. Scrivere il giorno dopo per chiedere novità mette fretta e non aggiunge nulla; lasciar passare un mese in silenzio ti fa uscire dalla selezione. Questo è il calendario che usiamo in Cernoria, pensato perché ogni messaggio arrivi quando aiuta e non quando infastidisce.

La regola di fondo è semplice: se l'azienda ti ha dato una data, la rispetti e scrivi poco dopo. Se non l'ha fatto, chiedila alla fine del colloquio («Entro quando pensate di decidere?»). È la domanda che semplifica tutto il follow up.

Email 1: il ringraziamento in giornata

Il ringraziamento non è una formalità: è l'ultima occasione per lasciare un'idea a chi ti ha fatto il colloquio. «Grazie per il tempo dedicatomi» non basta. Deve citare una cosa precisa di cui avete parlato, in una frase, e collegarla a quello che porti.

Va alla persona che ti ha fatto il colloquio. Se erano più persone, un'email a ciascuna oppure una sola con tutti in copia, a seconda di com'è andata. In Italia, in questa email, si dà del Lei anche se il colloquio è stato informale, a meno che l'azienda non ti abbia dato del tu per prima per iscritto.

Email 2: quando non arriva risposta

Se la data indicata è passata senza notizie, scrivere non è insistere: chiedi una cosa che hai diritto di sapere. Spesso la selezione si è fermata per motivi interni (ferie, un budget rivisto, un'approvazione che non arriva) e la tua email spinge qualcuno a darti una data nuova.

Il sollecito è breve e senza rimproveri. Non scrivere «non ho ricevuto risposta»: di' che sei ancora interessato e chiedi quali sono i prossimi passi. Se anche il secondo sollecito resta senza risposta, segna la candidatura come chiusa nel tuo registro, anche se nessuno l'ha chiusa ufficialmente.

Email 3: dopo un no

Rispondere a un rifiuto sembra inutile, ed è per questo che quasi nessuno lo fa. Eppure le aziende si ricordano dei finalisti: se la persona scelta non resta o si apre una posizione simile, il primo nome che torna in mente è quello di chi ha chiuso la selezione con stile. Un'email breve e senza rancore ti tiene in quella lista.

È anche il momento di chiedere un feedback. Non sempre arriva, e quando arriva è spesso generico, ma una sola frase concreta («cercavamo più esperienza con fornitori esteri») ti serve per il prossimo colloquio. Chiedi una sola cosa, facile da dare.

Come scrivere un'email di follow up dopo il colloquio che venga letta

Chi seleziona riceve decine di email al giorno. La tua viene letta se oggetto e prime due righe si capiscono da soli. Questi cinque passi valgono per tutti e tre i modelli.

1. 1
   Un oggetto che dica di cosa si tratta

   La posizione e il motivo: «Grazie per il colloquio di oggi, posizione di buyer». Niente «Follow up» da solo e niente punti esclamativi.

2. 2
   Una riga di contesto

   Quando c'è stato il colloquio e per quale posizione, così nessuno deve cercare chi sei.

3. 3
   Un dettaglio preciso

   Qualcosa di cui avete parlato o un risultato legato a ciò che cercano. È ciò che distingue la tua email da un modello.

4. 4
   Una sola domanda o richiesta

   I prossimi passi, una data o un feedback. Se chiedi tre cose, non ne ottieni nessuna.

5. 5
   Una chiusura breve

   Il tuo nome e, se serve, il cellulare. Non allegare di nuovo il CV, a meno che non te lo chiedano.

Gli errori che chiudono la porta

La maggior parte dei follow up che vanno male non sbaglia il tono, ma la frequenza o il canale. Questi sono quelli che vediamo di più.

Il criterio di Cernoria: quando smettere di scrivere

C'è un momento in cui il follow up smette di aiutare. Il nostro criterio è chiaro: due solleciti senza risposta e la selezione si considera chiusa. Non è arrendersi; è smettere di contare come viva una candidatura che non lo è più, e dedicare quel tempo alle selezioni che vanno avanti.

Se più avanti l'azienda si rifà viva, tanto meglio: la porta è rimasta aperta perché non l'hai mai chiusa con un rimprovero. E se non si fa viva, non hai perso nulla che non fosse già perso.

Un esempio dall'inizio alla fine: la selezione di Giulia

Un caso inventato per vedere il calendario applicato. Giulia Esempio ha fatto un colloquio per una posizione di buyer in Forniture Padane, a Bologna, martedì 14 alle 10. Alla fine ha chiesto entro quando avrebbero deciso e le hanno risposto «entro venerdì 24».