Parole chiave del CV: come ricavarle da un annuncio senza perderti

Che cos'è una parola chiave e che cosa non lo è

Per chi seleziona le candidature, una parola chiave è ciò che scriverebbe nel software di gestione delle candidature (ATS) o che cerca con gli occhi quando apre il tuo CV: il titolo del ruolo, uno strumento, un'attività precisa, una lingua con il suo livello. È un termine verificabile. Nessuno cerca «appassionato».

L'errore più comune è trattare tutte le parole dell'annuncio allo stesso modo. Un annuncio di lavoro contiene sei tipi di parole diversi, e solo alcuni vanno nel CV come parole chiave. Questa è la tabella con cui lavoriamo in Cernoria.

Indispensabile, gradito o riempitivo: come pesare ogni termine

Un annuncio non arriva con i pesi indicati, ma lascia indizi. Il titolo del ruolo pesa più di tutto il resto messo insieme, perché è la prima cosa che si cerca e che si legge. Poi conta la ripetizione: se «riconciliazioni» compare nelle attività e di nuovo nei requisiti, è centrale anche senza la parola «indispensabile». Ciò che è «indispensabile», «richiesto» o «requisito fondamentale» è un requisito. Ciò che è «gradito», «preferenziale», «un plus» o «idealmente» è un vantaggio che ordina, non che esclude.

E poi c'è il riempitivo. La presentazione dell'azienda, i benefit e gli elenchi di dodici programmi copiati da un altro annuncio raramente decidono. Quando un annuncio chiede dodici strumenti, guarda quali tornano nelle attività: quei due o tre sono quelli veri.

Ciò che un annuncio scrive non è sempre ciò che viene filtrato, e viceversa. Uno studio del Burning Glass Institute e della Harvard Business School su aziende statunitensi che hanno tolto il requisito della laurea ha rilevato che molte hanno cambiato il testo dell'annuncio, ma non chi assumevano. Leggi l'annuncio come un indizio, non come un contratto.

Il metodo: dall'annuncio a un elenco di 8-12 termini

A mano richiede circa quindici minuti per annuncio. Con la pratica scende a cinque, perché gli annunci per lo stesso ruolo si somigliano molto. Ti servono l'annuncio copiato in un documento e tre colori di evidenziatore.

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   Togli ciò che non è il ruolo

   Cancella la presentazione dell'azienda, i benefit, le note legali e il «invia il tuo CV a». Restano titolo, attività e requisiti. Di solito è meno della metà del testo.

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   Evidenzia con tre colori

   Un colore per titolo del ruolo, strumenti e certificazioni. Un altro per le attività («elaborare il forecast di vendita mensile», «negoziare con i fornitori»). Il terzo per il contesto: anni, titolo di studio, lingua, settore, disponibilità. I tratti come «proattivo» non si evidenziano.

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   Dai un peso a ogni termine

   Con la tabella degli indizi, scrivi accanto a ogni termine se decide, se è un requisito, un plus o un riempitivo. Nel dubbio, plus.

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   Uniforma ogni termine

   Una sola forma per ogni cosa. Separa ciò che arriva insieme («Excel e Power BI» sono due termini). Completa le parole generiche: «gestione» da sola non dice nulla, «gestione del magazzino» sì. Se l'annuncio usa una sigla, annota la sigla e il nome completo.

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   Incrocia con la tua esperienza

   Ogni termine ha tre risposte possibili: è già nel tuo CV con quelle parole; l'hai fatto ma l'hai raccontato in un altro modo; non l'hai fatto. Nel secondo gruppo c'è quasi tutto il lavoro. Il terzo non entra nel CV.

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   Tieni 8-12 termini e decidi dove va ciascuno

   Prima ciò che decide e i requisiti che soddisfi, poi i plus che hai. Con questo costruisci il titolo, la prima frase del profilo, l'ordine dei risultati e l'elenco delle competenze.

Un esempio dall'inizio alla fine

Un annuncio e una persona inventati per vedere il metodo applicato. Luca Esempio è analista in un'azienda del largo consumo e si candida per un ruolo di analisi commerciale presso Distribuzione Nord, un'azienda di fantasia.

Dove mettere ogni parola chiave nel CV

Una parola chiave nel posto sbagliato vale meno. L'elenco delle competenze in fondo al CV è l'ultima cosa che si legge, e uno strumento che compare solo lì non dice quanto l'hai usato. La regola: mettere ogni termine dove si può verificare.

• Titolo del CV: il titolo del ruolo, se è il tuo lavoro, più due o tre termini decisivi. Si legge per primo e si cerca di più.
• Profilo: la prima frase risponde al requisito più forte dell'annuncio, con un dato su di te (anni, dimensione del team, settore).
• Risultati di ogni esperienza: attività e strumenti, dentro la frase che racconta cosa ne hai fatto. Lì la parola chiave ha una prova.
• Competenze: strumenti e certificazioni con il loro nome, prima quelli dell'annuncio. Da cinque a dieci, non quaranta.
• Lingue e formazione: con il nome e il livello che hai, anche se l'annuncio ne chiede un altro.

Sinonimi, sigle e lingua dell'annuncio

Quando la tua esperienza e l'annuncio chiamano la stessa cosa in modo diverso, vince la parola dell'annuncio, purché sia davvero la stessa cosa. «Cruscotti» e «dashboard», sì; «report» e «forecast», no. Nel dubbio, chiediti se sapresti spiegare al colloquio cosa facevi con quel nome.

Scrivi le sigle nelle due forme la prima volta: «SEO (ottimizzazione per i motori di ricerca)», «CRM (Salesforce)». Così ti trova chi cerca la sigla e chi cerca il nome completo. Lo stesso vale per i termini inglesi che il settore usa senza tradurli: se l'annuncio dice «forecast», scrivi «forecast».

Se l'annuncio è in un'altra lingua, le parole chiave vanno in quella lingua. Un annuncio in inglese per un ruolo a Milano si cerca in inglese, anche se il tuo CV è in italiano.

Per sapere come si chiama il tuo lavoro fuori dalla tua azienda è utile ESCO, la classificazione europea delle professioni e delle competenze. Per ogni professione separa le competenze essenziali da quelle facoltative: la stessa distinzione tra indispensabile e gradito, fatta da specialisti.

Cosa non è una parola chiave, anche se uno strumento la segnala

Molti strumenti che confrontano il CV con un annuncio contano parole senza capirle, e ti chiedono di aggiungere cose che non servono. Questo è il criterio con cui Cernoria decide cosa non conta come parola chiave. Funziona allo stesso modo a mano.

• Una parola generica da sola: «gestione», «strategia», «dati», «team», «risultati», «esperienza». Conta solo con il suo complemento.
• Un paese o una città: è un dato dell'annuncio, non una competenza. La tua città va nei recapiti.
• La modalità di lavoro: «da remoto», «ibrido», «tempo pieno». Si risponde nel modulo di candidatura, non nel CV.
• Una frase intera dell'annuncio: «capacità di lavorare sotto pressione in contesti in continua evoluzione» non si cerca. Si dimostra con un risultato.
• Un termine attaccato a un altro: «Excel e Power BI» sono due termini, e potresti averne uno solo.

Gli errori che ti fanno uscire dalla selezione

• Incollare un elenco di quaranta parole in fondo al CV. L'ATS le trova, ma chi apre il CV vede un elenco senza prove e smette di fidarsi del resto.
• Ripetere la stessa parola tante volte. I motori di ricerca guardano se il termine c'è, non quante volte. Ottieni solo un CV che si legge peggio.
• Nascondere parole in bianco su bianco. Compaiono appena il sistema estrae il testo, sotto gli occhi di chi apre la tua scheda.
• Copiare frasi intere dall'annuncio. Si nota, e spesso sono frasi di riempimento che nessuno cerca.
• Citare uno strumento visto una volta a un corso. Se l'annuncio lo chiede come requisito, al colloquio te lo chiederanno.

Quanti requisiti devi avere per candidarti?

Non esiste una percentuale magica, e nessuna delle cifre che circolano su questo ha uno studio alle spalle. Quello che sappiamo è che molte persone smettono di candidarsi perché leggono i requisiti alla lettera. Nel sondaggio di Tara Mohr per la Harvard Business Review, il motivo più citato per non candidarsi era credere di non essere assunti senza tutti i requisiti.

Il nostro criterio: se hai tutto ciò che decide e la maggior parte dei requisiti, candidati. Se ti manca un requisito, dillo nella lettera o nel profilo, insieme a ciò che porti al suo posto. Se ti manca ciò che decide (il mestiere o la lingua sono altri), probabilmente l'annuncio non fa per te, e il tuo tempo rende di più altrove.