Lebenslauf-Format: eine oder zwei Spalten, Foto oder nicht, PDF oder Word, je nach Land

Was in jedem Land gilt

Bevor es um das geht, was sich ändert, lohnt es sich festzuhalten, was sich nirgends ändert. Recruiter werfen einen sehr kurzen ersten Blick auf den Lebenslauf und suchen darin drei Dinge: welche Position du hast, wo du zuletzt gearbeitet hast und ob das, was du gemacht hast, zu dem passt, was die Anzeige verlangt. Die Eye-Tracking-Studie von TheLadders hat diesen ersten Blick mit rund sieben Sekunden gemessen und festgestellt, dass die am besten bewerteten Lebensläufe ein schlichtes Layout mit klar markierten Abschnitten und Positionen hatten.

Daraus ergeben sich die Regeln, die überall gelten. Die Berufserfahrung steht in umgekehrter Reihenfolge, das Neueste zuerst. Abschnittsüberschriften tragen übliche Namen (Berufserfahrung, Ausbildung, Sprachen, Kenntnisse), damit jeder Mensch und jedes System sie erkennt. Die Kontaktdaten stehen im Text des Dokuments, nicht in der Kopfzeile und nicht in Symbolen. Und jede Station liest sich gleich: Position, Arbeitgeber, Ort und Zeitraum, darunter die Erfolge.

Eine Spalte oder zwei: Der Kanal entscheidet, nicht das Design

Auf die Frage „eine oder zwei Spalten?“ gibt es keine einzige Antwort, weil derselbe Lebenslauf verschiedene Wege nimmt. Wenn du ihn in ein Jobportal oder auf die Karriereseite eines großen Unternehmens hochlädst, zieht zuerst eine Software den Text heraus, um ein Bewerberprofil zu füllen. Bei einer Spalte kommt der Text in der Reihenfolge heraus, in der du ihn geschrieben hast. Bei zwei mischen manche Programme die Seitenleiste in die Berufserfahrung, und dein Profil hat durcheinandergeratene Zeilen.

Wenn du ihn per E-Mail an einen Menschen schickst oder ausgedruckt zu einer Jobmesse mitnimmst, liest ihn jemand von oben nach unten, und eine gut gebaute Seitenleiste lenkt den Blick. In der Studie von TheLadders kombinierten die am schlechtesten bewerteten Lebensläufe mehrere Spalten mit langen Sätzen und wenig Weißraum: Das Problem war nicht die Spalte an sich, sondern die Überfüllung.

Nach diesem Kriterium arbeiten wir bei Cernoria, und es ist dasselbe, mit dem die App bei jeder Vorlage anzeigt, wie viel sie beim ATS riskiert.

Foto, Alter und Familienstand: was je nach Land hineingehört

Hier liegt der größte Unterschied zwischen den Märkten, und die Regel, um nichts falsch zu machen, ist einfach: Es entscheidet das Land der Stelle, nicht deins. Wenn du in Köln wohnst und dich bei einem Unternehmen in London bewirbst, folgt dein Lebenslauf den britischen Gepflogenheiten.

In Deutschland führt der Leitfaden der Bundesagentur für Arbeit den „Lebenslauf (mit Foto)“ als Teil der Unterlagen und setzt das Foto üblicherweise oben rechts. Gleichzeitig schützt das Allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) Bewerbende vor Benachteiligung, und die Antidiskriminierungsstelle des Bundes hat Arbeitgebern schon 2012 anonymisierte Verfahren empfohlen, in denen auf das Foto verzichtet wird. Wir haben diese Tabelle nur aus Gesetzen, öffentlichen Arbeitsverwaltungen und offiziellen Leitfäden jedes Landes zusammengestellt. Wo eine Quelle zu einem Punkt nichts sagt, erfindet die Tabelle nichts.

Wenn du ein Foto nimmst, dann eins, das wirkt

Wo Fotos üblich sind, schadet ein schlechtes Foto mehr als gar keins. Der offizielle Leitfaden Argentiniens verlangt Passbildformat und einen seriösen Ton; elempleo in Kolumbien empfiehlt ein eingescanntes 3x4-Foto mit blauem oder weißem Hintergrund und warnt vor ausgeschnittenen Fotos und Selfies. Damit ist zusammengefasst, was überall funktioniert, wo Fotos üblich sind, auch in Deutschland.

Ein technisches Detail prüft fast niemand: Ein Foto wird nicht als Text gelesen. Ein ATS zieht nichts daraus, also schreib nie deinen Namen, deine Position oder deine Kontaktdaten in ein Bild. Und in zweispaltigen Vorlagen steht das Foto meist in der Seitenleiste, also genau in dem Teil, den manche Programme durcheinanderbringen. Für ein Portal ist ein Foto im Kopf einer einspaltigen Vorlage die sicherere Wahl.

• Ruhiger, heller Hintergrund, Kopf und Schultern, Blick in die Kamera.
• Kleidung wie beim Vorstellungsgespräch für diese Stelle.
• Ein aktuelles Foto: Wer dich zum Gespräch einlädt, soll dich erkennen.
• Keine Urlaubsfotos, keine Ausschnitte aus Gruppenfotos, keine Filter.
• Bei Stellen im Vereinigten Königreich oder in den USA kein Foto.

Wie viele Seiten: Der Inhalt entscheidet

Die Regel „eine Seite, egal was“ wird oft wiederholt, meist ohne Zusammenhang. Die offiziellen Leitfäden, die wir geprüft haben, setzen die Grenze bei zwei: die Bundesagentur für Arbeit mit „grundsätzlich maximal zwei Seiten“, EURES für Spanien und Frankreich und der offizielle Leitfaden Argentiniens. Die University of Dundee spricht für britische Lebensläufe von einer oder zwei vollen Seiten, elempleo in Kolumbien von bis zu drei Seiten je nach Erfahrung, EURES für Portugal von einer oder zwei.

Die einzige Studie mit Zahlen zur Länge, die wir gefunden haben, ist eine Simulation von ResumeGo, einem Anbieter für Lebenslauf-Erstellung, mit 482 Personalverantwortlichen. Sie wählten mehr zweiseitige Lebensläufe als einseitige. Aber man muss sie richtig lesen: Die zweiseitigen Fassungen hatten mehr Inhalt (700 bis 850 Wörter statt 350 bis 500). Sie zeigt nicht, dass zwei Seiten besser sind, sondern dass es etwas kostet, Erfolge zu streichen, damit alles auf eine Seite passt.

PDF oder Word

PDF, außer es wird etwas anderes verlangt. Ein PDF sieht auf jedem Computer und jedem Handy gleich aus, und wenn du es aus der Textverarbeitung exportierst, ist der Text echt und markierbar: Genau das braucht ein ATS. Der Leitfaden der Bundesagentur für Arbeit sagt es ohne Umschweife: PDF, nicht DOCX oder JPEG, und alles in einer einzigen Datei von höchstens 5 MB.

Word ergibt in einem Fall Sinn: wenn eine Personalberatung es verlangt, um es zu bearbeiten oder deine Daten zu entfernen, bevor sie es an ihren Kunden schickt. Was nie funktioniert, ist ein eingescanntes PDF oder ein Foto des ausgedruckten Lebenslaufs. Dann gibt es keinen Text, nur ein Bild, und das System bekommt eine leere Seite.

Der Dateiname und der Versand

Die Datei ist das Erste, was die Empfängerin deiner E-Mail sieht, und sie landet in einem Ordner mit vielen anderen. „Lebenslauf.pdf“ oder „Dokument1 final final.pdf“ gehen unter; ein Name mit deinem Namen und der Stelle findet sich von selbst.

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   Dein Name und die Stelle

   Vorname-Nachname-Lebenslauf-Stelle.pdf, ohne Umlaute und Leerzeichen: „Lena-Beispiel-Lebenslauf-Einkaeuferin.pdf“. Bindestriche verhindern, dass manche Systeme die Zeichen verändern.

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   Eine einzige Datei

   Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse gehören laut Bundesagentur für Arbeit zusammen in ein PDF. Prüfe, dass es nicht über 5 MB kommt.

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   Das Formular ausfüllen, auch wenn es den Lebenslauf wiederholt

   Wenn die Karriereseite Felder für die Berufserfahrung hat, fülle sie mit denselben Daten und Positionen wie im Lebenslauf. Viele Suchen laufen über diese Felder, nicht über die Datei.

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   Ein Betreff, der sich finden lässt

   In einer E-Mail nennt der Betreff die Stelle und die Kennziffer, falls es eine gibt: „Bewerbung als Einkäuferin (Kennziffer 2231)“. So taucht sie auf, wenn jemand danach sucht.

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   Vor dem Senden öffnen

   Am Handy, so wie die meisten sie sehen werden. Wenn etwas abgeschnitten ist oder verrutscht, wird es vorher korrigiert, nicht danach.

Europass: wann ja und wann nicht

Europass ist das gemeinsame Lebenslauf-Modell der Europäischen Union: Du erstellst es aus einem Profil auf dem Portal und kannst mehrere Fassungen behalten. EURES stellt es für Spanien als Alternative zu klassischen Vorlagen vor, nützlich bei Bewerbungen in einem anderen europäischen Land, und für Italien erinnert EURES daran, dass man die europäische Vorlage ausfüllen kann.

Unser Kriterium: Europass ergibt Sinn, wenn die Ausschreibung es verlangt, bei europäischen Programmen, an Hochschulen oder im öffentlichen Dienst eines EU-Landes. Für ein privates Unternehmen sagt ein sauberer einspaltiger Lebenslauf dasselbe auf weniger Platz. Das europäische Modell wird gern länger und gibt allen Abschnitten das gleiche Gewicht, obwohl es darauf ankommt, dass zuerst sichtbar wird, was die Anzeige verlangt.

Ein Beispiel: derselbe Lebenslauf für drei Ziele

Eine erfundene Person, um die Entscheidungen in der Praxis zu sehen. Lena Beispiel ist Einkäuferin in Köln, mit sechs Jahren Erfahrung, und schickt diese Woche ihren Lebenslauf an drei verschiedene Stellen.

Formatfehler, die Vorstellungsgespräche kosten

• Ein Lebenslauf für alles. Die zweispaltige Fassung mit Foto, die per E-Mail funktioniert, kann im Portal durcheinander ankommen, und die schlichte einspaltige wirkt auf einer Messe kühl. Halte beide bereit.
• Angaben in Bildern oder Symbolen. Eine Telefonnummer in einem Telefonsymbol ist für ein ATS unsichtbar.
• Tabellen, um Daten auszurichten. Auf dem Bildschirm sehen sie ordentlich aus und zerfallen, sobald der Text herausgezogen wird. Nimm Tabulatoren oder schreib den Zeitraum in dieselbe Zeile wie die Position.
• Die Schrift verkleinern, damit alles auf eine Seite passt. Unter 10 Punkt ist es am Handy nicht lesbar. Wenn es nicht passt, sind es zwei Seiten.
• Deutsche Gewohnheiten auf eine Stelle im Ausland übertragen. Ein Foto im Lebenslauf für London oder ein Geburtsdatum in einem für New York zeigt, dass du den Markt nicht kennst.
• Ein Word schicken, wenn niemand danach gefragt hat. Es öffnet sich auf jedem Computer anders und zeigt manchmal Kommentare oder Änderungsverfolgung.